Regulamin Systemu zatrudniania pracowników na stanowiska urzędnicze
ZARZĄDZENIE NR 39/2015
Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Mikołowie
z dnia 8 grudnia 2015 roku
w sprawie wprowadzenia
Regulaminu naboru pracowników na wolne stanowiska urzędnicze i nawiązania stosunku pracy
Zarządzam, co następuje:
§ 1
Przepisy ogólne
Podstawy prawne:
1.Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. 2014 poz. 121 z późn. zm.)
2.Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy(Dz. U. 2014 poz 1502 z późn. zm.)
3.Ustawa z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych (Dz. U. 2014 poz. 1202)
4.Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych (Dz.U. 2014 poz. 1182)
5.Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. 2014 poz. 782 z późn. zm.)
6.Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy
(Dz. U. 2015 poz. 149 z późn. zm.)
7.Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. 2014 poz. 1786)
Ilekroć w zarządzeniu mowa o:
PUP, urzędzie – należy prze to rozumieć Powiatowy Urząd Pracy w Mikołowie.
Pracodawcy – należy przez to rozumieć Dyrektora PUP.
Wolne stanowisko urzędnicze, w tym wolne kierownicze stanowisko urzędnicze– należy przez to rozumieć stanowisko, na które, zgodnie z przepisami ustawy o pracownikach samorządowych albo w drodze porozumienia, nie został przeniesiony pracownik samorządowy zatrudniony na stanowisku urzędniczym w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, posiadający kwalifikacje wymagane na danym stanowisku lub nie został przeprowadzony na to stanowisko nabór albo na którym mimo przeprowadzonego naboru nie został zatrudniony pracownik.
§ 2
1. Celem regulaminu jest ustalenie zasad naboru na stanowiska urzędnicze w oparciu o otwarty i konkurencyjny nabór na wolne stanowiska pracy w urzędzie.
2. Nadzór nad naborem na wolne stanowiska urzędnicze powierzam komórce kadr.
§ 3
1.Regulamin określa szczegółowe zasady naboru pracowników na wolne stanowiska urzędnicze w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze w PUP, na podstawie umowy o pracę z wyłączeniem stanowisk pomocniczych i obsługi, a także pracowników zatrudnionych na zastępstwo.
2.Zatrudnianie pracowników jest kluczowym elementem strategicznego zarządzania zasobami ludzkimi w urzędzie. Opiera się na zasadach jawności, otwartości i konkurencyjności.
3.Regulamin zapewnia zatrudnianie pracowników na określone stanowiska pracy w urzędzie o odpowiednich kwalifikacjach, predyspozycjach, zapewniających prawidłowe wypełnianie celów urzędu.
§ 4
Podjęcie decyzji o rozpoczęciu procedury rekrutacyjnej na wolne stanowiska urzędnicze
1.Decyzję o rozpoczęciu procedury rekrutacyjnej podejmuje Dyrektor Urzędu, w oparciu o wniosek przekazany przez kierownika Komórki organizacyjnej.
2.W przypadku nowotworzonych stanowisk konieczna jest analiza skutków finansowych zwiększenia zatrudnienia.
3.Informacja, o której mowa w pkt. 1, powinna być przekazana z wyprzedzeniem, pozwalającym na unikniecie zakłóceń w funkcjonowaniu danej komórki organizacyjnej. Wniosek rozpoczęcie naboru sporządza kierownik komórki organizacyjnej, który stanowi załącznik nr 1 niniejszego regulaminu.
4.Dyrektor dokonuje oceny potrzeby zatrudnienia na wolne stanowisko urzędnicze.
5.Kierownik komórki organizacyjnej zobligowany jest do przedłożenia do akceptacji przez Dyrektora Urzędu szczegółowego opisu stanowiska oraz zestawienie wymagań na wakujące miejsce pracy.
6.Opis stanowiska pracy, o którym mowa w pkt. 3, stanowi załącznik nr 1 niniejszego regulaminu i zawiera:
a)dokładne określenie celów i zadań wykonywanych na danym stanowisku pracy,
b)określenie szczegółowych wymagań w zakresie kwalifikacji, umiejętności
i predyspozycji wobec kandydatów,
c)określenie uprawnień służących do wykonywania zadań oraz niezbędnego wyposażenia na danym stanowisku,
d)określenie warunków pracy na danym stanowisku pracy,
e)inne wyznaczniki określające indywidualny charakter danego stanowiska pracy.
7.Akceptacja projektu opisu stanowiska pracy oraz zgoda Dyrektora Urzędu powodują rozpoczęcie procedury naboru kandydatów na wolne stanowisko urzędnicze w tym na wolne kierownicze stanowisko urzędnicze.
8.Wynagrodzenie pracowników zatrudnianych w urzędzie jest ustalane zgodnie z aktualnie obowiązującym rozporządzeniem Rady Ministrów w prawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostek samorządu terytorialnego, odpowiednio do kategorii zaszeregowania pracownika związanej z posiadanymi kwalifikacjami i stażem pracy oraz Regulaminu Wynagradzania pracowników PUP Mikołów.
§ 5
Powołanie Komisji Rekrutacyjnej
- Komisję Rekrutacyjną każdorazowo powołuje Dyrektor Urzędu.
- W skład Komisji Rekrutacyjnej mogą wchodzić:
a)Przewodniczący: Dyrektor Urzędu lub osoba przez niego upoważniona,
b)Zastępca przewodniczącego: Kierownik komórki organizacyjnej wnioskujący
o zatrudnienie, lub osoba upoważniona przez Dyrektora,
c)Sekretarz: pracownik działu kadr lub osoba upoważniona przez Dyrektora,
d)Inna osoba upoważniona przez Dyrektora PUP.
- Komisja jest powoływana każdorazowo i działa do czasu zakończenia procedury naboru na wolne stanowisko pracy.
- Pracami Komisji kieruje jej Przewodniczący.
- Skład komisji może ulec zmianie, gdyby okazało się że w naborze biorą udział członkowie rodziny któregoś z członków – w tym wypadku członek komisji jest zobowiązany zgłosić ten fakt wyłączając się z komisji, a na jego miejsce powoływana zostaje inna osoba.
ETAPY NABORU
§ 6
Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko urzędnicze.
- Ogłoszenie o wolnym stanowisku urzędniczym umieszcza się obligatoryjnie w Biuletynie Informacji Publicznej urzędu oraz na tablicy informacyjnej w siedzibie urzędu.
- Możliwe jest umieszczanie ogłoszeń dodatkowo w innych miejscach, m.in:
a)prasie,
b)akademickich biurach karier,
c)biurach pośrednictwa pracy,
- Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko zawiera:
a)nazwę i adres jednostki,
b)określenie stanowiska urzędniczego,
c)określenie wymagań związanych ze stanowiskiem urzędniczym zgodnie z opisem danego stanowiska, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe,
d)wskazanie zakresu zadań wykonywanych na stanowisku urzędniczym,
e)wskazanie informacji o warunkach pracy na danym stanowisku,
f)informację czy w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, wyniósł co najmniej 6%.
g)wskazanie wymaganych dokumentów,
h)określenie terminu i miejsca składania dokumentów.
- Termin do składania dokumentów, określony w ogłoszeniu o naborze, nie może być krótszy niż 10 dni od dnia opublikowania tego ogłoszenia w Biuletynie Informacji Publicznej.
- Nabór na wolne stanowiska urzędnicze składa się z:
a) testu merytorycznego,
b) rozmowy kwalifikacyjnej.
§ 7
Przyjmowanie dokumentów aplikacyjnych
- Dokumentami wymaganymi od kandydatów są:
a)Kwestionariusz osoby ubiegającej się o zatrudnienie – zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.
b)Poświadczenie znajomości języka polskiego w przypadku zastosowania art. 11 ust 2 i 3 ustawy o pracownikach samorządowych – dokumenty potwierdzające złożone zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 kwietnia 2009 roku w sprawie dokumentów potwierdzających znajomość języka polskiego przez osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, ubiegające się o zatrudnienie w służbie cywilnej,
c)Oświadczenie o pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystania z pełni praw publicznych,
d)Odpowiednie wykształcenie wymagane na aplikowanym stanowisku,
e)Staż pracy i kwalifikacje (zgodnie z aktualnie obowiązującym rozporządzeniem
w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych),
f)Oświadczenie o tym, iż osoba nie może być skazana prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,
g)Oświadczenie o cieszeniu się nieposzkalowaną opinią,
Wzór oświadczenia stanowi załącznik 4 do niniejszego zarządzenia.
- Na dokumenty aplikacyjne składają się:
a)List motywacyjny,
b)Kserokopie świadectw pracy lub innych dokumentów potwierdzających wymagane uprawnienia i dodatkowe kwalifikacje,
c)Kserokopie dyplomów potwierdzających wykształcenie,
d)Oświadczenia kandydata potwierdzające wymagania konieczne - zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4do niniejszego zarządzenia,
e)Referencje,
f)Kserokopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku osób niepełnosprawnych chcących skorzystać z uprawnienia o którym mowa w art. 13a ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych.
3. Dokumenty aplikacyjne składane przez osoby ubiegające się o zatrudnienie mogą być przyjmowane tylko po umieszczeniu ogłoszenia o organizowanym naborze na wolne stanowisko urzędnicze i tylko w formie pisemnej z własnoręcznym podpisem.
4. Ofertę i wszystkie wymagane dokumenty należy złożyć osobiście lub przesłać pocztą na adres Powiatowego Urzędu Pracy, w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Nabór na stanowisko (nazwa stanowiska)”.
- W chwili złożenia dokumentów aplikacyjnych kandydat otrzyma numer referencyjny oferty, obowiązujący w czasie trwania naboru. W przypadku ofert przesłanych za pośrednictwem poczty, kandydat otrzyma informację telefoniczną lub za pośrednictwem poczty elektronicznej o nadanym numerze referencyjnym.
- Dokumenty aplikacyjne powinny być sporządzone w języku polskim, w formie umożliwiającej bezbłędne odczytanie.
- Nie ma możliwości przyjmowania dokumentów aplikacyjnych drogą elektroniczną, z wyjątkiem dokumentów opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (zgodnie z ustawą z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym – Dz.U. 2014 r. , poz. 1662).
- O ważności oferty decyduje data wpływu do urzędu.
§ 8
Selekcja kandydatów – analiza dokumentów aplikacyjnych
1.Niezwłocznie po upływie terminu składania dokumentów aplikacyjnych powołana do danego naboru Komisja Rekrutacyjna w składzie, co najmniej 3 osobowym, dokonuje weryfikacji dokumentów.
2.Analiza dokumentów polega na zapoznaniu się przez komisję z aplikacjami nadesłanymi przez kandydatów oraz porównaniu danych zawartych w aplikacji z wymaganiami określonymi w ogłoszeniu.
3.Komisja odrzuca dokumenty, które wpłynęły po terminie składania dokumentów lub nie spełniają wymagań formalnych określonych w ogłoszeniu.
4.Pracownik kadr sporządza wykaz numerów referencyjnych ofert kandydatów spełniających wymagania niezbędne określone w ogłoszeniu o naborze i zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na tablicy informacyjnej.
5.Wraz z wykazem, o którym mowa w pkt. 4, opublikowane zostaną terminy poszczególnych etapów naboru.
§ 9
Test kwalifikacyjny
1.Test merytoryczny, zależnie od stanowiska, na które toczy się nabór, ma formę testu ogólnego lub specjalistycznego – zgodnie z wyborem wnioskującego o uruchomienie naboru.
2.Testy są jednokrotnego lub wielokrotnego wyboru i przygotowywane zostają przez kierownika merytorycznego (z zakresu aktów prawnych wyszczególnionych
w wymaganiach niezbędnych) zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3do niniejszego zarządzenia.
3.Pytania testowe powinny zostać złożone w dziale Kadr, z kluczem odpowiedzi,
(w postaci papierowej – zawierającej podpis kierownika działu - i elektronicznej) co najmniej na 2 dni robocze przed planowanym terminem testu.
4.Za test merytoryczny kandydat może otrzymać łącznie maksymalnie 20 punktów.
5.W kolejnym naborze na to samo stanowisko nie mogą powtórzyć się pytania zawarte w poprzednim teście.
6.Oceny testudokonuje kierownik działu merytorycznego (lub wskazany przez niego pracownik).
7.Za poprawność przygotowania i oceny testów odpowiada kierownik działu zobowiązany do jego opracowania oraz za poufność testów i poprawność ich przeprowadzenia.
- Test może obejmować zagadnienia sprawdzające w zakresie teoretycznej znajomości ustaw regulujących funkcjonowanie samorządu terytorialnego, obsługę komputera, urządzeń biurowych, zakresu zadań na stanowisku, itp.
§ 10
Rozmowa kwalifikacyjna
-
Celem rozmowy kwalifikacyjnej jest uzyskanie niezbędnych informacji o kandydacie i weryfikacja informacji zawartych w aplikacji.
- Rozmowa kwalifikacyjna pozwoli również zbadać:
a)predyspozycje i umiejętności kandydata gwarantujące prawidłowe wykonywanie powierzonych obowiązków,
b)posiadaną wiedzęna temat urzędu pracy,
c)obowiązki i zakres odpowiedzialności na stanowiskach zajmowanych poprzednio przez kandydata,
d)cele zawodowe kandydata.
- Rozmowę kwalifikacyjna przeprowadza Komisja Rekrutacyjna.
- Warunkiem zakwalifikowania na rozmowę kwalifikacyjną jest uzyskanie co najmniej 12 punktów z testu merytorycznego. Spośród osób spełniających powyższy warunek na rozmowę kwalifikacyjną wyznaczonych zostaje 10 osób z najwyższą liczbą punktów. Jeżeli więcej osób uzyskało taki sam wynik jak dziesiąta zakwalifikowana osoba to wszystkie te osoby dopuszczone są do drugiego etapu naboru.
- W uzasadnionych przypadkach, gdy liczba uczestników kolejnego etapu byłaby mniejsza niż 5 osób na etat, na wniosek osoby uruchamiającej nabór Dyrektor Urzędu może podjąć decyzję o obniżeniu wymaganego limitu punktów, jednakże wymagana liczba punktów nie może być mniejsza niż 10.
- Rozmowa kwalifikacyjna może być poprzedzona dodatkowym sprawdzeniem kwalifikacji i umiejętności w tym m.in. weryfikacją umiejętności obsługi komputera – test informatyczny, stopnia znajomości języków obcych, umiejętności sprawowania funkcji zarządczych jak również posiadania cech osobowościowych niezbędnych na stanowisku pracy, na które prowadzony jest nabór. Decyzja o rozszerzeniu procedury naboru o wybrany zakres weryfikacji umiejętności lub kwalifikacji podejmowana jest na etapie składaniu wniosku o uruchomienie naboru i podaniu do wiadomości w ogłoszeniu o naborze.
- W przypadku gdy rozmowa kwalifikacyjna zostaje poprzedzona dodatkowym sprawdzeniem kwalifikacji i umiejętności kandydata, poszczególnym dodatkowym elementom naboru mogą zostać przypisane wagi. Wagi są ustalane przez kierownika działu na etapie składania wniosku o uruchomienie naboru.
- Dodatkowe sprawdzenie umiejętności może zostać przeprowadzone w formie pisemnej (test) lub w ramach prowadzonej rozmowy kwalifikacyjnej.
- W tym etapie naboru kandydat może uzyskać maksymalnie 20 punktów. Komisja w ocenie kandydata uwzględnia wyniki sprawdzenia dodatkowych kwalifikacji, o których mowa w pkt 7.
§ 11
Weryfikacja kandydatów
- Po przeprowadzonej rozmowie kwalifikacyjnej Komisja Rekrutacyjna wybiera nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów, spełniających wymagania niezbędne oraz w największym stopniu spełniających wymagania dodatkowe, których przedstawia kierownikowi jednostki celem zatrudnienia tym samym kandydaci Ci uzyskali najwyższą liczbę punktów łącznie z testu i z rozmowy kwalifikacyjnej.
- Jeżeli w miesiącu poprzedzającym datę publikacji ogłoszenia o naborze wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, w urzędzie jest niższy niż 6%, pierwszeństwo w zatrudnieniu na stanowiskach urzędniczych z wyłączeniem kierowniczych stanowisk urzędniczych, przysługuje osobie niepełnosprawnej, o ile znajduje się ona w gronie wyłonionych w trakcie naboru nie więcej niż pięciu osób, spełniających wymagania niezbędne i w największym stopniu spełniających wymagania dodatkowe.
- Kandydat wyłoniony w drodze naboru przed zawarciem umowy o pracę zobowiązany jest przedłożyć orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań zdrowotnych do wykonywania pracy na stanowisku urzędniczym wydanym na podstawie skierowania Dyrektora PUP Mikołów przez lekarza medycyny pracy, z którą PUP związany jest umową.
- Przed przystąpieniem do wykonania obowiązków służbowych, pracownik samorządowy zatrudniony na stanowisku urzędniczym, składa w obecności kierownika jednostki ślubowanie, które potwierdza podpisem zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5do niniejszego zarządzenia.
- W przypadku osób podejmujących pracę po raz pierwszy na stanowisku urzędniczym, w tym na kierowniczym stanowisku urzędniczym, w jednostkach samorządowych, ślubowanie następuje po zakończeniu służby przygotowawczej.
§ 12
Sporządzanie protokołu z przeprowadzonego naboru na dane stanowisko pracy
- Najpóźniej w ciągu 3 dni po zakończeniu procedury naboru sekretarz powołanej komisji rekrutacyjnej sporządza protokół.
- Protokół zawiera w szczególności:
a)określenie stanowiska urzędniczego, na które był prowadzony nabór, liczbę kandydatów oraz imiona, nazwiska i miejsca zamieszkania nie więcej niż
pięciu najlepszych kandydatów, uszeregowanych według spełnienia przez nich wymagań określonych w ogłoszeniu o naborze, ze wskazaniem osób niepełnosprawnych,
b)liczbę nadesłanych ofert na stanowisko urzędnicze w tym liczbę ofert spełniających wymagania formalne,
c)informację o zastosowanych metodach i technikach naboru,
d)skład komisji przeprowadzającej nabór,
e)uzasadnienie dokonanego wyboru,
f)inne np. ilość uzyskanych punktów przez poszczególnych kandydatów, nieobecność któregoś z członków komisji lub ich zastrzeżenia.
- Pracownik działu kadr po uzyskaniu podpisów Komisji Rekrutacyjnej przedkłada protokół Dyrektorowi Urzędu, który podejmuje decyzję w sprawie zatrudnienia kandydata.
§ 13
Informacje o wynikach wyboru
- Informację o wynikach naboru upowszechnia się niezwłocznie po zakończeniu procedury naboruna tablicy informacyjnej w urzędzie, oraz publikuje w Biuletynie Informacji Publicznej przez okres co najmniej 3 miesięcy.
- Informacja, o której mowa w pkt. 1, zawiera:
a)nazwę i adres jednostki,
b)określenie stanowiska,
c)imię i nazwisko wybranego kandydata oraz jego miejsce zamieszkania
w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego,
d)uzasadnienie dokonanego wyboru kandydata albo uzasadnienie nierozstrzygnięcia naboru na stanowisko.
- Jeżeli w okresie 3 miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy z osobą wyłonioną
w drodze naboru zaistnieje konieczność ponownego obsadzenia tego samego stanowiska, możliwe jest zatrudnienie na tym samym stanowisku innej osoby spośród najlepszych kandydatów wymienionych w protokole tego naboru. Przepisy pkt 1 i 2 stosuje się odpowiednio.
§ 14
Postępowanie z dokumentacją konkursową
1.Dokumenty aplikacyjne osób nie spełniających wymogów formalnych które nie zostały zakwalifikowane do udziału w teście merytorycznym, osób nieobecnych na teście oraz osób, które po teście nie zostały zakwalifikowane do kolejnego etapu naboru będą do odbioru osobiście przez 1 miesiąc od daty ukazania się na BIP wyników naboru na wolne stanowisko.
2.Dokumenty aplikacyjne pięciu najlepszych kandydatów, spełniających wymagania niezbędne oraz w największym stopniu spełniających wymagania dodatkowe będą do odbioru osobiście po 3 miesiącach od daty zakończenia procedury naboru na wolne stanowisko urzędnicze.
3.Dokumenty aplikacyjne nie odebrane w terminie zostaną zniszczone.
4.Zniszczenia dokonuje komisja co zostaje udokumentowane w protokole zniszczeń dokumentów.
5.Dokumenty aplikacyjne kandydata, który zostaje wyłoniony w procesie rekrutacji, zostaną dołączone do jego akt osobowych.
§ 15
Traci moc Zarządzenie Nr 19/2012 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Mikołowie z dnia 26 kwietnia 2012 roku.
§ 16
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Łaziska Górne, dnia 8 grudzień 2015 roku.
Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 39/2015
Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 39/2015
Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 39/2015
Załącznik nr 4 do Zarządzenia nr 39/2015
Załącznik nr 5 do Zarządzenia nr 39/2015